Việc hiểu rõ quy trình nhập khẩu hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật mà còn tối ưu thời gian, chi phí và tránh các rủi ro phát sinh. Trong bài viết này, Galaxy Logistics sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước từ khâu xác định loại hàng đến khi hàng được chuyển về kho, đảm bảo đúng quy trình, đầy đủ chứng từ và thủ tục liên quan.

📌 Nhập khẩu hàng hóa là gì?

Nhập khẩu hàng hóa là đưa hàng hóa từ nước ngoài vào trong lãnh thổ Việt Nam hoặc từ những khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo pháp luật quy định. 

Việc hiểu rõ quy trình nhập khẩu hàng hoá giúp doanh nghiệp:

• Chủ động trong kế hoạch nhập hàng
• Tránh bị phạt do sai sót thủ tục
• Tiết kiệm chi phí và thời gian giao hàng

Quy định về nhập khẩu hàng hoá

 Luật Quản lý ngoại thương 2017 quy định về hàng hóa nhập khẩu như sau:

– Đối tượng hàng nhập khẩu phải kiểm tra gồm có:

• Hàng hóa nhập khẩu phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật, kiểm dịch quy định tại các điều 61, 62, 63, 64 của Luật Quản lý ngoại thương
• Hàng hóa nhập khẩu có tiềm ẩn hoặc có khả năng gây mất an toàn theo thông tin cảnh báo từ các tổ chức quốc tế, khu vực và nước ngoài phải được kiểm tra nghiêm ngặt
• Hàng hóa nhập khẩu bị cơ quan phát hiện là không phù hợp và phải tăng cường kiểm tra theo pháp luật quy định

🚢 Các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa

🔹 Bước 1: Xác định loại hàng hoá nhập khẩu

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng hóa mình dự định nhập khẩu thuộc nhóm ngành hàng nào, có nằm trong danh mục cấm nhập hay không. Đồng thời, cần kiểm tra xem mặt hàng đó có thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu, công bố hợp quy hay phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật.

Nếu là hàng thông thường, không thuộc nhóm quản lý đặc biệt, thì có thể tiến hành thủ tục nhập khẩu như bình thường. Tuy nhiên, nếu là hàng có điều kiện, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đúng các yêu cầu quản lý chuyên ngành để tránh bị giữ hàng, xử phạt hoặc chậm trễ thông quan.

🔹 Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Sau khi xác định được mặt hàng hợp lệ để nhập khẩu, doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài. Hợp đồng này giúp hợp thức hóa giao dịch giữa hai bên và là một trong những chứng từ bắt buộc trong toàn bộ quá trình làm thủ tục nhập khẩu.

Trong hợp đồng, các nội dung cần được thể hiện rõ ràng và chi tiết như: tên hàng hóa, mã HS, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng giá trị, quy cách đóng gói, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng (theo Incoterms 2020), cảng đi – cảng đến, và thời gian giao nhận hàng.

🔹 Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu

Đây là một bước rất quan trọng. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ và chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ liên quan để làm thủ tục hải quan. Bộ chứng từ nhập khẩu tiêu chuẩn bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương

• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading/AWB)
• C/O (Chứng nhận xuất xứ – nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch… (nếu bắt buộc)

📌 Lưu ý: Thiếu chứng từ hoặc sai thông tin có thể khiến hàng bị giữ tại cảng hoặc bị xử phạt hành chính.

🔹 Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Đối với các mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần thực hiện bước này ngay sau khi nhận được giấy báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng vận chuyển. Giấy báo hàng thường được gửi trước 1–2 ngày so với thời gian tàu đến cảng.

Tùy theo loại hàng, doanh nghiệp cần làm hồ sơ gửi các cơ quan chuyên ngành như Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Công Thương,… để tiến hành kiểm tra an toàn thực phẩm, kiểm dịch, chất lượng, kỹ thuật, v.v.

🔹 Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Khai báo hải quan là bước bắt buộc sau khi doanh nghiệp đã nhận được giấy báo hàng và chuẩn bị đầy đủ chứng từ. Để khai tờ khai, doanh nghiệp cần có chữ ký số đã đăng ký với Tổng cục Hải quan.

Việc khai báo có thể thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS của hải quan Việt Nam. Tại đây, doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin về lô hàng, mã HS, trị giá, điều kiện giao hàng và các thông tin liên quan. Nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp nên nhờ đơn vị logistics hoặc dịch vụ khai thuê hải quan hỗ trợ để tránh sai sót.

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tiếp nhận và phân luồng tờ khai để quyết định phương thức kiểm tra: luồng xanh (thông quan ngay), luồng vàng (kiểm tra chứng từ), hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).

🔹 Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Lệnh giao hàng là chứng từ do hãng tàu hoặc công ty vận chuyển phát hành, yêu cầu đơn vị lưu kho giao hàng cho chủ hàng. Để lấy lệnh giao hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số giấy tờ như bản sao căn cước công dân, bản sao vận đơn, vận đơn gốc có xác nhận đóng dấu công ty, và thanh toán phí D/O cho hãng tàu.

Việc lấy lệnh giao hàng đúng thời hạn là yếu tố quan trọng để tránh phát sinh phí lưu container hoặc lưu bãi không đáng có.

🔹 Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Bộ hồ sơ hải quan hoàn chỉnh bao gồm tất cả các chứng từ đã nêu ở bước 3, cùng với tờ khai hải quan điện tử và các chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu có). Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, thống nhất về thông tin và nộp đúng thời hạn để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ.

🔹 Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Sau khi tờ khai được hệ thống hải quan chấp thuận, doanh nghiệp tiến hành nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT). Với một số mặt hàng đặc thù như xăng dầu, ô tô, thuốc lá,… có thể phát sinh thêm thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường.

Việc nộp thuế đúng hạn giúp đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ và tránh phát sinh chi phí lưu bãi.

🔹 Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng về kho

Khi đã hoàn tất thông quan và có lệnh giao hàng hợp lệ, doanh nghiệp cần tiến hành đổi lệnh tại cảng hoặc kho hàng, sau đó điều phối phương tiện vận chuyển phù hợp để đưa hàng về kho.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo kho bãi, cơ sở bảo quản hàng hóa đã sẵn sàng để tiếp nhận. Trong trường hợp lệnh giao hàng sắp hết hiệu lực mà chưa thể nhận hàng, cần liên hệ với hãng tàu để xin gia hạn, tránh mất quyền lấy hàng.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và khai báo hải quan, Galaxy Logistics cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ nhập khẩu hàng hóa trọn gói, từ tư vấn mã HS, xin giấy phép nhập khẩu, làm kiểm tra chuyên ngành đến khai hải quan, lấy hàng và vận chuyển về kho.

Chúng tôi sở hữu đội ngũ chuyên viên am hiểu quy định pháp luật, thủ tục nghiệp vụ và hệ thống hỗ trợ hiện đại, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp từ lúc đặt hàng đến khi hàng hóa được giao đến đúng địa điểm, đúng thời gian và chi phí hợp lý nhất.

Liên hệ chúng tôi:

🏢 Trụ sở chính: Tầng 4, tòa nhà Bách Anh, số 52 chùa Hà, Q. Cầu Giấy, Tp Hà Nội

🏢 Chi nhánh Hải Phòng: Phòng B305, tòa nhà TTC, số 630 Lê Thánh Tông, P. Đông Hải 1, Q. Hải An, Tp Hải Phòng

🏢 Chi nhánh Hồ Chí Minh: Tòa nhà MindX, 22-24 Ung Văn Khiêm, P. 25, Q. Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh

☎ Hotline: 0977.582.698 – 093.453.1199

🌎 Website: www.galaxylog.net

📬 Mail: infor@galaxylog.net